Les cadres et les gestionnaires ont besoin d’estimations de délais pour guider leur stratégie à long terme, mais lorsqu’il s’agit de la réalité quotidienne, la loi de Murphy l’emporte. C’est parce que l’estimation descendante ne fonctionne jamais. Les dirigeants essaient de réduire les grands objectifs en petites tâches, les employés sont frustrés et savent qu’ils ne vont pas atteindre l’objectif à temps. Les experts appuient ce scénario. Après avoir analysé plus de 1 800 projets de développement de logiciels achevés, des enquêteurs et analystes ont découvert et affirment que plus de 30 % d’entre eux n’avaient pas respecté leurs délais initiaux. Et même les 20 % de projets qui ont franchi la ligne d’arrivée à temps ne l’ont fait que parce que l’équipe a retiré des éléments en cours de route.
Pour lutter contre ce problème, il faut que l’estimation ascendante pour vos projets devient une priorité. Cela peut sembler effrayant, mais lorsqu’il est bien exécuté, les avantages sont énormes. En demandant aux employés d’élaborer leurs plans eux-mêmes, les leaders ont une meilleure idée de la façon dont les employés perçoivent leurs capacités et de la façon dont les équipes travaillent ensemble. De plus, les gestionnaires ont plus de facilité à faire respecter les échéances par les employés lorsque ces derniers les fixent eux-mêmes.
Cependant, peu importe qui est responsable de fixer les échéances, les projets continuent de déborder lorsque les personnes qui font les estimations ne tiennent pas compte de toutes les paramètres et les éventuels problèmes qui peuvent surgir. Un gestionnaire pourrait ne pas tenir compte de toute la difficulté du développement technique, tandis qu’un ingénieur pourrait ne pas prévoir l’ampleur du travail administratif qu’exige le projet. C’est l’essentiel: Lorsque les équipes sous-estiment la complexité et surestiment la productivité, la déception est inévitable.
Qu’il s’agisse de grandes ou de petites entreprises, les gestionnaires et les promoteurs doivent apprendre à faire des estimations plus précises sur la date échéance d’un projet en cours afin de garder l’ensemble des projets sur la bonne voie. Ce processus en huit étapes peut aider les équipes de toutes tailles et compositions à y parvenir.
Fournir une orientation de haut niveau
Lorsqu’un cadre demande à une équipe d élaborer un projet au cours du trimestre, cela définit la portée générale du projet. Les dates d’échéance généraux indiquent aux équipes de développement l’importance de leurs projets et les attentes associées à ces projets. Au cours de cette première étape, les développeurs et leurs gestionnaires devraient communiquer avec l’équipe de direction pour comprendre le problème qu’ils résolvent, clarifier les produits livrables acceptables et s’assurer que tous comprennent à l’avance comment le résultat final sera évalué.
Identifier les tâches individuelles
Une fois l’objectif plus vaste établi, travaillez avec les équipes pour analyser les tâches individuelles. Les membres de l’équipe devraient être libres de faire des suggestions et d’ajuster le calendrier des tâches au besoin. Cette étape est essentielle pour établir un sentiment d’appartenance au sein de l’équipe. Une étude de répartition des tâches à chaque membre de l’équipe sera primordiale et cette répartition doit être équitable, claire et précise pour communiquer aux développeurs ce que le produit doit exécuter pour les utilisateurs, et ils ne doivent pas seulement fournir une liste de fonctionnalités mais aussi des détails de chaque fonction.
Regrouper et prioriser
A ce stade, tout le monde va comprendre le travail qui attend. Rassemblez toutes les tâches et discutez en équipe de l’ensemble du projet. Encouragez les développeurs à signaler les lacunes pour s’assurer que toutes les tâches sont prises en compte, et que les risque d’ imprévus sont minimes à mi-parcours du projet. Placez les tâches par ordre de priorité et de dépendance pour assurer le bon déroulement des opérations.
Utiliser un système de points
Plutôt que d’attribuer des heures aux tâches, demandez à toutes les personnes impliquées dans le projet d’établir un système de valorisation avec des points pour chaque tâche en même temps. Cela permet aux gestionnaires d’entendre toutes les voix et d’avoir une meilleure idée de la façon dont le travail progressera. Les développeurs sont notoirement mauvais pour estimer les délais, alors gardez les points liés à la complexité et non au temps.
Discutez des divergences
Si les développeurs mettent des totaux de points très différents sur la même tâche, parlez-en. Ce processus permet de préciser les préoccupations et d’identifier les problèmes potentiels avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Par exemple, disons que la tâche consiste à créer une vue sélective des options d’achat. Un développeur peut attribuer une valeur faible, mais quelqu’un de plus expérimenté avec le système peut se rappeler que des données non structurées peuvent rendre cette tâche beaucoup plus difficile. Suivre ce processus dès les premières étapes permet à l’équipe de parler et d’obtenir des estimations de temps plus précises.
Décomposez les tâches lourdes
Si certaines tâches semblent beaucoup plus importantes que d’autres, divisez-les en éléments plus petits. Le but de cet exercice est de rendre les choses aussi détaillées et faciles que possible. Reportez-vous à l’étape trois et organisez ces petites ventilations par ordre de priorité et de dépendance pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Exécuter et suivre
Lorsque chaque tâche porte une valeur de point et que l’équipe s’entend sur un ordre de priorité, que les développeurs commencent à travailler, gardez un oeil sur le nombre de tâches accomplies par l’équipe et sur la valeur de leurs points. Ceux-ci étant très précis et ayant fait l’objet d’une discussion préalable, il ne devrait pas y avoir trop de surprises, mais essayez de noter les schémas s’ils se développent. Obtenez des rapports à jour réguliers et assurez-vous de résoudre les problèmes qui ne sont pas liés directement au projet que votre équipe pourrait rencontrer.
Utilisez la vitesse pour définir la durée du projet
Au bout d’une semaine, la vitesse de l’équipe (nombre de points obtenus au cours de la semaine) devrait devenir claire. Comparez cette vitesse à la liste totale des tâches pour obtenir une évaluation précise de la durée du projet. Si l’équipe a complété 20 points d’un projet de 100 points en une semaine, par exemple, vous pouvez prévoir assez précisément qu’il faudra cinq semaines pour le compléter. Si l’équipe de direction a besoin que le projet soit terminé plus tôt, utilisez l’estimation de la vitesse pour l’ajuster. Trouvez des solutions adéquates : augmenter l’effectif des membres de l’équipe, motiver les employés ou primer les tâches qui comptent le moins. Mettez les tâches les plus importantes en bas de la liste si l’équipe de direction a besoin d’un prototype fonctionnel plus tôt. Certes, ce processus prend un peu de temps, mais il est beaucoup plus efficace et fiable que les systèmes descendants pratiqués dans tant d’entreprises.
Conclusion
Utilisez ces étapes pour créer le calendrier du prochain projet et comparez les résultats à ceux du passé. Les dirigeants de petites entreprises peuvent continuer à perfectionner l’approche qu’ils adoptent pour travailler au sein de leur organisation, et d’ici peu, la prolongation des délais ne sera plus d’actualité.
