Lorsque l’on veut accueillir ses clients au téléphone, on peut bien évidemment engager une standardiste ou une secrétaire qui se chargera de prendre les appels, de les transmettre, de prendre les messages ou de filtrer les indésirables. Ceci étant la méthode classique qui, d’une part nécessite un poste physique à temps plein au sein de vos bureaux et d'autre part peut devenir extrêmement chronophage notamment si l’on a confié, à la personne chargée de répondre, d’autres missions à effectuer au sein de la société.
Un standard externalisé
Vous voulez mettre en place une permanence téléphonique pour votre entreprise ou votre cabinet (médecin, dentiste, avocat…) mais vous préférez l’externaliser. Une solution plus souple et moins coûteuse permet d’éviter ces contraintes, cela s’appelle le secrétariat téléphonique externalisé . Vous devez alors vous tourner vers un spécialiste de l’accueil téléphonique qui pourra assurer pour vous une permanence téléphonique bilingue (français et anglais par exemple) sur des jours et des plages horaires prédéfinis, modulables selon votre activité et vos besoins.
Comment fonctionne un secrétariat téléphonique externalisé ?
En utilisant un service externalisé, vous confiez la réception et la gestion de vos appels entrants à des standardistes professionnels qui peuvent aussi gérer la mise en relation, la prise de vos messages ou encore la prise de rendez-vous. En outre ces sociétés d’externalisation du standard téléphonique proposent des outils pour assurer un suivi en temps réel de votre accueil téléphonique, avec par exemple, une application de suivi sur Smartphone, un espace client en ligne, une synchronisation avec Google Agenda qui vous permettent de suivre et de gérer au mieux votre permanence téléphonique ainsi que vos rendez-vous. De plus, une plateforme de télé-secrétariat propose en général de nombreux services complémentaires et personnalisés.
L’expérience des prestataires d'externalisation d'accueil téléphonique vous permet donc de vous offrir à moindres coûts, un service de qualité, totalement personnalisé en fonction de vos besoins et de votre activité.
